Vous désirez mettre en place un central téléphonique au sein de votre entreprise. Mais vous ne savez pas comment procéder. Vous êtes à la bonne adresse. Cet article vous donne les différents conseils pour y parvenir.
La définition d’un cahier de charges
Avant de commander un central téléphonique pour votre société, vous devez définir vos besoins et établir un cahier des charges. Pour y parvenir, vous devez prendre certains critères en considération.
Le nombre de postes téléphoniques
Le central téléphonique peut mettre à votre disposition, plusieurs postes téléphoniques, allant de moins de 10 à des centaines ou même des milliers.
Le nombre de sites
Déterminez si vous avez des sites sur d’autres zones géographiques, si tous vos collaborateurs bossent au même endroit ou si certains d’entre eux sont mobiles.
Le nombre moyen d’appels que doit gérer le système sur une certaine période
Ici, la saisonnalité doit être prise en compte. Vous recevez peut-être plus d’appels au cours de certaines semaines ou de certains mois de l’année.
Le type d’installation
En ce qui concerne son installation, vous aurez le choix entre un central téléphonique interne et un standard externe.
Le type de matériel
En ce qui concerne le matériel, vous avez le choix entre :
- Le standard IPBX (Internet Protocol Branch eXchange) gérant les appels téléphoniques avec une technologie VoIP (Voice over Internet Protocol).
- Le standard PABX (Private Automatic Branch eXchange) reliant vos postes internes au RTC (Réseau Téléphonique Commuté).
- Le mini-standard, destiné aux petites entreprises.
Les fonctionnalités
Identification appelant, numérotation abrégée, messagerie, attente musicale, Serveur Vocal Interactif (SVI)…, le choix de vos fonctionnalités doit être fait en fonction de vos besoins et de ceux de votre clientèle.
Une fois ces éléments déterminés, vous pourrez choisir entre les multiples fournisseurs de forfaits qui existent, celui qui vous convient le plus.
La configuration de votre central téléphonique
Après avoir choisi votre fournisseur, vous aurez à paramétrer les diverses fonctionnalités de votre central téléphonique dès que votre forfait est activé. Vous pouvez y procéder depuis l’espace client. Les principales fonctions à régler sont :
L’annonce d’accueil
Votre message d’accueil à diffuser sera enregistré dans l’annonce d’accueil du standard. Vous choisirez alors ici, la voix synthétisée qu’entendront vos appelants.
La liste de vos agents
Ce paramétrage vous permet d’enregistrer dans le système, les divers numéros qu’il doit composer pour mettre les appelants en relation avec vos services. Après avoir configuré la lecture de cette liste, vous indiquerez au système l’ordre dans lequel les agents devront être contactés.
Vos horaires d’ouverture
Cela vous permettra d’établir vos pauses déjeuner, les heures auxquelles vous fermez, etc. Au cours des heures de coupure, vos appels entrants seront gérés par votre répondeur. Vous pouvez configurer un message audio ou écrit que diffusera ce dernier.
La diffusion du numéro du central téléphonique
Dès que votre standard est configuré, le système peut procéder à la gestion de tous vos appels. Vous pouvez donc déjà diffuser le numéro du central téléphonique à vos partenaires et clients pour qu’ils puissent désormais vous joindre par ce moyen.
Afin de permettre aux usagers de votre boîte d’être informés du nouveau canal pour vous contacter, mettez tous vos supports de communication à profit.
